Facturar bien es una de esas tareas que parecen sencillas hasta que llega una inspección, un cliente que no paga o un trimestre que no cuadra. La factura no es solo el papel con el que cobras: es el documento que justifica tus ingresos ante la Agencia Tributaria, el soporte de tu IVA y el punto de partida de casi toda tu fiscalidad. Por eso conviene tratarla con el cuidado que merece desde el primer día de actividad.
Esta guía reúne lo esencial de la facturación del autónomo en un solo sitio: qué datos son obligatorios, cómo numerar tus facturas, cómo reflejar el IVA y el IRPF, qué hacer cuando hay un error, cuánto tiempo debes guardarlas y cómo afectan los cambios hacia la factura electrónica y Verifactu. La idea es que tengas una referencia de partida y, desde aquí, profundices en los temas que más te interesen.
Nota: contenido informativo, no asesoramiento fiscal. Confirma en la AEAT y con tu asesor.
Puntos clave
- Una factura ordinaria identifica al emisor y al destinatario con nombre, NIF y domicilio, además de la descripción de la operación y los importes.
- La base imponible, el tipo de IVA y la cuota deben figurar de forma clara, y la retención de IRPF cuando corresponda.
- Las facturas se numeran de forma correlativa, sin saltos ni duplicados, y pueden organizarse en series.
- Un error en una factura emitida no se corrige borrándola, sino emitiendo una factura rectificativa que mantenga la trazabilidad.
- Las facturas emitidas y recibidas deben conservarse durante varios años, de forma legible y accesible.
- Verifactu obliga a que el software de facturación genere registros íntegros, encadenados e inalterables, con entrada en vigor escalonada según la normativa.
- Facturar a clientes extranjeros depende de su condición, de su ubicación dentro o fuera de la UE y de si vendes bienes o servicios.
Qué debe llevar una factura
Una factura completa (la llamada factura ordinaria) debe identificar con claridad la operación y a las dos partes. Aunque cada actividad tiene matices, estos son los elementos que casi siempre deben aparecer:
- Número y, en su caso, serie de la factura.
- Fecha de expedición y, si es distinta, fecha de la operación o del cobro.
- Datos del emisor: nombre o razón social, NIF y domicilio.
- Datos del destinatario: nombre o razón social, NIF y domicilio cuando proceda.
- Descripción de la operación: concepto de los bienes o servicios y su contraprestación.
- Base imponible, tipo o tipos de IVA aplicados y cuota resultante.
- Retención de IRPF, cuando corresponda, con su porcentaje y su importe.
- Importe total a pagar.
Existe también la factura simplificada (la antigua factura o ticket), pensada para importes pequeños y para ventas al consumidor final. Permite omitir parte de los datos del destinatario, pero tiene límites de importe y no siempre da derecho a deducir el IVA a quien la recibe, así que conviene usarla solo cuando encaje en su finalidad.
El detalle marca la diferencia
Un concepto vago como "servicios profesionales" puede generar dudas en una comprobación. Describir qué hiciste, en qué periodo y para qué proyecto no solo es más profesional de cara al cliente, sino que blinda tu factura frente a futuras preguntas. La precisión en el concepto es una de las mejores inversiones de tiempo que puedes hacer.
La numeración: correlativa y sin huecos
Las facturas deben numerarse de forma correlativa, sin saltos ni duplicados. Puedes utilizar series distintas (por ejemplo, una para servicios y otra para ventas, o una por año), pero dentro de cada serie el orden debe ser continuo.
Tres reglas prácticas que evitan disgustos:
- No reutilices números. Si anulas una factura, no recuperes ese número para otra distinta; lo correcto es emitir una rectificativa.
- No dejes huecos. Un salto en la numeración llama la atención y obliga a justificarlo.
- Sé coherente con la serie. Si arrancas el año con una serie nueva, mantén ese criterio todo el ejercicio.
La numeración correlativa es, además, uno de los puntos donde más incide la nueva normativa de software de facturación, porque garantiza la trazabilidad de todo lo que emites.
IVA en la factura
El IVA es el impuesto que repercutes a tu cliente y que después ingresas a Hacienda a través de tus declaraciones periódicas. En la factura se refleja aplicando el tipo que corresponda sobre la base imponible; la cuota resultante se suma al importe que cobras.
No todos los productos y servicios llevan el mismo tipo, y existen además operaciones exentas (sin IVA) y supuestos de inversión del sujeto pasivo, en los que es el cliente quien declara el impuesto. Como los tipos y los supuestos concretos dependen de tu actividad y pueden cambiar, lo prudente es confirmar el que te aplica en la sede electrónica de la AEAT o con tu asesor antes de emitir.
Todo ese IVA repercutido, junto con el soportado en tus compras, se vuelca después en el modelo 303 de IVA, la autoliquidación trimestral donde calculas si te toca ingresar o si el resultado queda a tu favor. Por eso tus facturas y tu modelo 303 deben hablar siempre el mismo idioma: cualquier descuadre acaba apareciendo ahí.
IRPF: la retención en tus facturas
Si eres profesional y facturas a empresas o a otros autónomos, es habitual que tengas que aplicar una retención de IRPF. Funciona como un adelanto de tu impuesto sobre la renta: tú restas ese porcentaje del importe, el cliente lo ingresa en Hacienda en tu nombre y a ti te llega menos dinero, pero ya con parte de tu IRPF pagado.
En la factura, la retención se calcula sobre la base imponible y se resta del total. El esquema habitual queda así: base imponible, más IVA, menos retención de IRPF, igual a importe a cobrar. No todas las actividades retienen y los porcentajes dependen de tu situación, así que verifica el que te corresponde antes de aplicarlo. La clave es la coherencia: lo retenido en tus facturas debe coincidir con lo que tú declaras y con lo que el cliente informa por su parte.
Facturas rectificativas: cómo corregir un error
Cuando una factura ya emitida contiene un fallo (un dato incorrecto, un importe equivocado, un IVA mal aplicado o una operación que se anula), no se borra ni se rehace la original: se emite una factura rectificativa.
La rectificativa debe identificar la factura que corrige, explicar el motivo y reflejar la modificación, ya sea sustituyendo los datos o indicando solo la diferencia. Esto mantiene la trazabilidad: queda claro qué pasó, cuándo y por qué. Algunos casos típicos:
- Te equivocaste en el NIF o en el nombre del cliente.
- Aplicaste un tipo de IVA incorrecto.
- Hubo una devolución o un descuento posterior.
- Se anuló total o parcialmente la operación.
Manipular o eliminar facturas ya expedidas es precisamente lo que la normativa de software quiere impedir. Acostúmbrate a rectificar, no a "arreglar" la original.
Conservación: cuánto tiempo guardar las facturas
Las facturas (tanto las que emites como las que recibes) deben conservarse durante varios años, ya que la Administración dispone de un plazo para revisar tus obligaciones tributarias. Como regla general se habla de un horizonte de unos cuatro años, pero hay supuestos que lo amplían, así que confirma tu caso concreto.
Algunas pautas para no tener problemas:
- Guarda tanto las facturas emitidas como las recibidas; estas últimas justifican tus gastos deducibles.
- Si trabajas en digital, mantén las facturas de forma legible y accesible durante todo el plazo.
- Asegúrate de poder demostrar la integridad del documento: que no se ha alterado desde que se expidió.
Un sistema de archivo ordenado (por año y por serie) te ahorrará horas cuando llegue una declaración o una comprobación.
La factura electrónica obligatoria y Verifactu
El gran cambio de los próximos años es la transición hacia una facturación más digital y verificable. Por un lado avanza la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales; por otro, la Agencia Tributaria impulsa Verifactu, el marco que regula cómo deben comportarse los programas de facturación para que los registros sean íntegros, encadenados e inalterables.
En la práctica, esto significa que tu software tendrá que generar un registro por cada factura, encadenarlo con el anterior y, en su caso, poder remitirlo a Hacienda o incorporar un código QR. Las hojas de cálculo y los documentos editables manualmente difícilmente cumplirán estos requisitos.
El calendario llega de forma escalonada y depende de factores como el volumen de facturación, por lo que no conviene fijar fechas de memoria. Lo sensato es anticiparse: revisa cuanto antes si tu programa estará adaptado. Tienes el detalle de plazos y requisitos en nuestra guía sobre Verifactu y la facturación electrónica obligatoria.
Facturar a clientes extranjeros
Cuando tu cliente está fuera de España, las reglas cambian. Influyen si es empresa o particular, si está dentro o fuera de la Unión Europea y si vendes bienes o servicios. De ello depende dónde se entiende localizada la operación y, por tanto, si llevas IVA español, si aplicas inversión del sujeto pasivo o si la operación queda exenta como exportación.
También suele entrar en juego el registro de operadores intracomunitarios y declaraciones informativas específicas. Como es uno de los terrenos donde más errores se cometen, te recomendamos repasar con calma cómo facturar a un cliente extranjero antes de emitir tu primera factura internacional.
Una rutina que te ahorra problemas
La facturación deja de ser un quebradero de cabeza cuando se convierte en hábito. Numera de forma ordenada, describe bien cada concepto, aplica el IVA y el IRPF que toquen, corrige siempre con rectificativas y guarda todo de forma accesible. Si además eliges un software preparado para Verifactu y la factura electrónica, llegarás a cada trimestre con los deberes hechos.
Cuando tengas dudas sobre un tipo concreto, un plazo o un caso internacional, ve a la fuente: la sede electrónica de la AEAT y tu asesor. Esta guía es tu mapa de partida; el destino lo confirmas siempre con la información oficial actualizada.
